Cuando se trata de formalizar actos jurídicos importantes, como otorgar una escritura pública, autenticar documentos o registrar un matrimonio civil, el papel del notario se vuelve fundamental. Pero ¿realmente sabemos quién es un notario y cuál es el alcance de sus funciones legales? En este artículo te lo explicamos de forma clara y actualizada.
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En Colombia, el notario es un particular que ejerce funciones públicas, cuya labor principal es dar fe pública, autenticidad y validez legal a los actos, contratos y documentos que las personas le presentan, de manera voluntaria. Aunque su función tiene un origen estatal, el ejercicio notarial se da dentro del modelo de notariado que combina autonomía con control estatal.
Entre las funciones más relevantes que la ley le otorga a los notarios, se encuentran:
El notario certifica que los actos y documentos se han realizado conforme a la ley y que las personas que los suscriben tienen capacidad y voluntad para hacerlo. Esta función es clave para garantizar la seguridad jurídica.
Dentro de estas se encuentran actos como compraventas, hipotecas, constitución de sociedades, capitulaciones matrimoniales, sucesiones, donaciones, entre otros. La intervención del notario garantiza la legalidad y validez de estos actos.
El notario puede autenticar firmas y copias, lo cual otorga fuerza probatoria a esos documentos ante terceros.
Debe llevar y custodiar el protocolo notarial (que es el archivo de las escrituras) y el archivo de instrumentos públicos, que incluye documentos como testamentos cerrados, actas de conciliación, entre otros.
El notario está habilitado para oficiar matrimonios civiles y expedir las actas correspondientes.
Puede realizar trámites como la liquidación de sociedades conyugales, sucesiones intestadas o testadas de mutuo acuerdo, declaraciones de unión marital de hecho, y más.
Uno de los principios rectores del servicio notarial es brindar asesoría jurídica imparcial y objetiva a quienes recurren al notario, asegurando que todos comprendan el alcance de los actos que van a celebrar.
Es importante tener en cuenta que un notario sólo podrá ejercer sus funciones a petición de los interesados, quienes tienen la plena libertad de acudir a la notaría que deseen.
Se realiza mediante concurso público y abierto de méritos. Quien ingrese a la carrera notarial por superar todas las etapas de dicho concurso, será incluido en una lista de elegibles y podrá ser nombrado en propiedad.
Una vez nombrado en propiedad, el candidato deberá aceptar su designación y tomar posesión del cargo.
Hay lugar a la designación de notario en interinidad cuando: I) No se ha realizado el concurso convocado o éste se declare desierto; II) Cuando la causa que motive un encargo se prolongue más de tres meses, mientras esta subsista o se hace la designación en propiedad; III) Por falta absoluta del titular.
Este tipo de nombramiento no puede durar más de 90 días y su objeto es suplir las faltas temporales de un notario en propiedad. Por esta razón, el cargo recaerá en la persona que el notario en propiedad indique, bajo su responsabilidad.
El ingreso a la función notarial requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos generales: ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años de edad.
Adicionalmente, se requiere cumplir con los requisitos específicos de ley para cada categoría, incluyendo título profesional, experiencia en el área y haber aprobado un concurso público de méritos, en ciertos casos.
Los notarios en propiedad cuentan con el derecho de permanecer indeterminadamente en el cargo por pertenecer a la Carrera Notarial. Lo anterior, siempre que no se presente ninguna causal de inhabilitación sobreviniente o sanciones que impliquen la pérdida del cargo.
El notario desempeña una función indispensable para la seguridad jurídica del país, no solo por su rol como fedatario, sino también por la confianza que brinda a los ciudadanos. Entender su labor es clave para hacer uso correcto de los trámites notariales y evitar errores costosos. Si tienes dudas sobre cómo adelantar un trámite específico en notaría, lo más recomendable es contar con la asesoría de un abogado que te oriente de manera profesional y precisa.
Recuerda que el presente artículo contiene temas de carácter general y no constituye asesoría legal. Si requieres mayor orientación para resolver una situación jurídica de cualquier tipo y necesitas un abogado experto en el asunto, aquí podemos conectarte con profesionales del derecho confiables, con gran experiencia y bajo tarifas justas. Contáctanos a través de nuestro formulario virtual.